Erfahrung aus der Praxis: Holztechnik Schmeing

Mit nur einem Fingerdruck beginnt für die fast 200 Mitarbeiter von Holztechnik Schmeing in den beiden Betriebsstätten in Ahaus der Arbeitstag: Per Fingerprint erkennt sie eines der zehn Zeiterfassungsgeräte, die in der Produktion installiert sind. Auch das Arbeitsende wird so erfasst. Doch diese bleiben in der Regel nicht die einzigen Kontakte, die jeder Mitarbeiter im Laufe eines Tages mit der Zeiterfassung hat. Auch jede Pause für eine Zigarette oder den Mittagslunch wird exakt erfasst. Erkennen die Geräte den Finger nicht eindeutig, erfolgt die Identifizierung über einen Barcodescanner – auf einer Karte in Checkkartenformat ist ein persönlicher Barcode hinterlegt. Eine gute Alternative gerade für Bereiche, in denen viel Staub in der Luft liegt und die optische Erkennung beeinträchtigt ist. Doch mit der Software TopKontor Zeiterfassung von der blue:solution software GmbH aus Rheine kann das Gesamtsystem noch mehr.

Das Besondere liegt darin, dass die Zeiterfassung auch zur präzisen Nachkalkulation einzelner Produkte und Arbeitsschritte genutzt werden kann. Dadurch lässt sich die Kalkulation präzise bis zum Zeitaufwand jedes Montageschritts nachkalkulieren. Die Mitarbeiter erfassen dazu während des Tages per Fingerdruck das jeweilige Ende eines Arbeitsschritts und den Beginn des nächsten Vorgangs. Jede Erfassung wird sofort und automatisch auf den zugehörigen Auftrag und das jeweilige Produkt gebucht. Für den Betriebsleiter Gerd Schüring ist es damit möglich, präzise die ursprüngliche Kalkulation für jedes Produkt zu überprüfen und unerwartet zeitaufwändige Montageschritte zu erkennen.

Projektmanagement

Erfahrungsbericht Schmeing

Betriebsleiter Gerd Schüring: „Ich erhalte jederzeit einen völlig transparenten Einblick in unsere Produktion und kann gezielt Abläufe optimieren.“

Für den Arbeitsalltag im Unternehmen eine wirklich unausweichliche Unterstützung: Denn gleich an zwei Standorten stellt Holztechnik Schmeing kommissionsweise massive lackierte und echtholzfurnierte Wohn- und Esszimmermöbel für den Großkunden Wöstmann Möbelvertrieb Gütersloh her. Zusätzlich hat das Unternehmen auch in den Bereichen Objekteinrichtungen und Ladenbau Fuß gefasst. Es werden 18 verschiedene Modelle und Esstische in einem drei Wochenrhythmus gefertigt. Aufträge werden drei Wochen gesammelt, dann mit maximal 12 bis 13 Arbeitstagen Durchlaufzeit gefertigt und danach kommissionsweise verladen. Im Durchschnitt werden wöchentlich etwa 100 bis 110 Kubikmeter Massivholz und 50 bis 60 Kubikmeter Holzwerkstoffplatten zu Möbelteilen verarbeitet und daraus vollständige Möbel montiert. Für ein genaues Projektmanagement ist die TopKontor Zeiterfassung eine perfekte Hilfe.

Umfassende Auswertungen

Die Zuordnung der erfassten Zeiten lässt sich flexibel anpassen und vom gesamten Möbelstück bis hin zu jedem Bestandteil sowie nach jeder Tätigkeit einstellen. Entsprechend aussagekräftig sind die Auswertungen, beispielsweise pro Abteilung nach Produktionsstunden, Tätigkeiten, Krankheits- und Urlaubstagen sowie sonstigen Fehlzeiten. Das Unternehmen erhält damit jederzeit einen völlig transparenten Einblick in seine Produktion und kann gezielt Abläufe optimieren. Produktionszahlen und Produktionsstunden sind die Grundlage für das Controlling. Für die Nachkalkulation stellt die TopKontor Zeiterfassung den Aufwand in ausgewählten Arbeitsgängen und die Arbeitszeit pro Modell bereit. Diese Werte sind wiederum die Grundlage, um künftige Aufträge zu kalkulieren.

Ressourcenplanung und -kontrolle

Erfahrungsbericht Schmeing 2

An zehn Zeiterfassungsgeräten melden sich die Mitarbeiter an und ab. Jeder Mitarbeiter identifiziert sich mit seinem Daumen, dem „Fingerprint“ oder über seinen persönlichen Barcode.

Die elektronische Zeiterfassung führt noch zu weiteren Vorteilen: Der Betriebsleiter hat jederzeit einen aktuellen Überblick über die Auslastung seiner Personalkapazitäten. Da auch Urlaube und absehbare längere Krankheiten oder andere Abwesenheiten erfasst sind, ist auch eine vorausschauende Planung möglich. Er sieht auf einen Blick, ob beispielsweise ein Urlaubswunsch mit einer schon feststehenden Abwesenheit des Kollegen an der gleichen Maschine kollidiert. Insgesamt ist die TopKontor Zeiterfassung auf drei PCs installiert. „Die Arbeit mit der Software ist kinderleicht und ohne kaufmännische Vorkenntnisse kann ich damit arbeiten“, sagt Gerd Schüring. „Weil die Anwendermaske an die Bedieneroberfläche der gängigen Microsoftprogramme angelehnt ist, ist TopKontor Zeiterfassung einfach und intuitiv bedienbar.“

Gute Basis für Lohnabrechnung

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Das Unternehmen stellt an zwei Standorten massive lackierte und echtholzfurnierte Wohn- und Esszimmermöbel her.

Selbstverständlich gehen die Zeiterfassungsdaten auch direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung ein und sparen damit viel Zeit sowie Geld und die fehleranfällige Erfassung von Hand entfällt. Vor dem Hintergrund der durchschnittlich 8.000 bis 10.000 Stempelungen pro Monat wird dies besonders deutlich. Mit den herkömmlichen Stempelkarten wäre allein die Lohnabrechnung nach Meinung des Unternehmens nicht mehr vernünftig zu bewältigen. Die elektronische Zeiterfassung entlastet das Lohnbüro auch von Nachfragen, da die Mitarbeiter jederzeit an jedem Terminal ihr Lohnkonto und Urlaubskonto einsehen und überprüfen können.
Die Entscheidung für das aktuelle Zeiterfassungssystem fiel Anfang 2008. Zuvor setzte das Unternehmen ein individuell erstelltes Programm ein. Der Wechsel erfolgte, weil hier zunehmend Wartungsprobleme auftraten und die Erfassung noch über traditionelle Stempelkarten erfolgte. Dies ist bei der Topkontor Zeiterfassung ausgeschlossen. Das Programm wird seit fast zehn Jahren bundesweit in den verschiedensten Branchen eingesetzt. Die blue:solution software GmbH stellt die Betreuung über Partner vor Ort sicher. „Das Programm erfüllte alle unsere Anforderungen und zeichnete sich durch ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis aus“, erinnert sich Gerd Schüring an die maßgeblichen Gründe für die damalige Entscheidung. Diese hat sich bis heute als richtig bestätigt.