Erfahrung aus der Praxis: SHK-Unternehmen Bienek

Als sich das Unternehmen Bienek GmbH tätig im Bereich Projektbau für die Erfassung der Arbeits- und Projektzeiten entscheidet, macht sich Unbehagen in der Belegschaft breit. Unter den Kollegen ist die Rede von Kontrolle und Misstrauen – die Angst ist groß. Das ist nun über ein Jahr her. Heute ist das alles kein Thema mehr, mit der Software TopKontor Zeiterfassung sind die Stundenzettel auf Papier jetzt schon Vergangenheit und auch niemand fühlt sich kontrolliert. „In einer großen Gesprächsrunde im Kollegenkreis haben wir offen über alles gesprochen. Wir haben klar gemacht, dass es uns nicht um Kontrolle geht, sondern um die Optimierung der Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens. Davon profitieren schließlich alle“, erinnert sich Karl Bienek, Geschäftsführer des Nottulner SHK Unternehmens, an die Besprechung, in der jeder seine Bedenken äußern konnte.

Erfahrungsbericht BienekEine der wichtigsten Anforderungen an die Zeiterfassung ist für die Bienek GmbH eine mobile Erhebung der Daten. Der Grund: Die sieben Kolonnen mit jeweils fünf bis sechs Mitarbeitern sind deutschlandweit für das Unternehmen auf Baustellen im Einsatz. Ein Großteil fährt direkt zur Baustelle, kommt nicht nach Nottuln ins Büro. „Einige unserer Kollegen sind im Ruhrgebiet wohnhaft, die sehen wir manchmal wochenlang nicht“, erklärt Thomas Schmidt, der im Büro in Nottuln die administrativen Arbeiten für das SHK-Unternehmen erledigt. Trotzdem müssen die Arbeits- und Projektzeiten sauber erfasst werden. Und mit der App TopZeiterfassung, die auf Tablet-PCs und Smartphones installiert ist, geschieht das jetzt ganz einfach und schnell. Jedes Auto ist mit einem solchen mobilen Endgerät ausgerüstet. Und jeden Morgen erfassen die Mitarbeiter entweder einzeln oder als Gruppe ihre Arbeitszeiten und ordnen sich entsprechenden Aufträgen zu, damit am Ende deutlich wird, wie viel Arbeitszeit ein Projekt „gekostet“ hat. Das unternehmerische Versprechen, die Anfahrtszeit zu den Baustellen zwar zu erfassen, aber nicht zu werten und somit die „Kontrolle“ ein wenig zu entzerren, wurde gehalten. Über die App können außerdem auch Urlaubsanträge sowie Krankmeldungen verwaltet und direkt an die in Nottuln lokal installierte Software TopKontor Zeiterfassung übermittelt werden. Damit wird die Lohnbuchhaltung nun nicht mehr verzögert, weil Stundenzettel noch verspätet eingereicht werden müssen.

Persönlicher Kontakt wichtig

Erfahrungsbericht Bienek 2Diese Stundenzettel hat Bienek GmbH noch einige Zeit parallel ausgefüllt und in Excellisten eingepflegt. „Wir wollten schon vor der Zusammenarbeit mit blue:solution mit der Zeit gehen, allerdings hat uns die Software, die wir vorher im Einsatz hatten, sehr enttäuscht“, erinnert sich Thomas Schmidt an den ersten digitalen Zeiterfassungsversuch. Die individuellen „Stempel“ wurden häufig von der Software nicht erkannt und teilweise die Zeiten nicht erfasst. Der Frust im Unternehmen war groß. Doch zurück zum Stundenzettel? „Nein, das war auch keine Lösung. Wir haben uns dann auf die Suche nach einem anderen Anbieter gemacht und sind auf blue:solution gestoßen“, erklärt Thomas Schmidt. Der Erstkontakt hat die Bienek GmbH direkt begeistert: „Der Produktmanager hat uns persönlich besucht, die Software wurde auf unsere persönlichen Wünschen hin installiert und wenn wir Fragen haben, ist immer jemand für uns da“, beschreibt Karl Bienek, der das in der Vergangenheit leider nicht als Selbstverständlichkeit erlebt hat. Und weil die softwarebasierte Zeiterfassung für die rund 30 Mitarbeiter reibungslos funktioniert, ist die doppelte Zeiterfassung nun vorbei.

Projektmanagement kein Hexenwerk

Außerdem hat das Unternehmen, das im SHK Projekt- und Industriebau aktiv ist, jetzt die großen sowie umfangreichen Projekte noch besser im Blick und kann gegebenenfalls frühzeitig nachjustieren. Mit den drei Komponenten „Mitarbeiter“, „Auftrag/Projekt“ und „Tätigkeit“ ist das Projektmanagement auch im Handwerksbetrieb kein Hexenwerk. „Die selbsterklärende Eingabemaske, die stark den Anwenderprogrammen von Microsoft ähnelt, finde ich klasse. Ich brauchte nicht lange, um mich in das Programm einzuarbeiten“, betont Thomas Schmidt. Und mit Hilfe der Nachkalkulationsfunktion, in der entstandene Lohnkosten per Zeit und Stundensatz ermittelt werden, können Projekte Vorreiterrolle für andere Projekte einnehmen. Auch während des laufenden Projektes behält das SHK-Unternehmen aus Nottuln den Überblick. Wenn es sein muss, können auch Teilfortschritte frühzeitig abgerechnet werden.

Urlaubs- und Zeitkonten automatisch verwalten

In der Personalbuchhaltung freut sich Thomas Schmidt über die vielen Möglichkeiten, die das Arbeiten für ihn einfacher machen. In Urlaubs- und Zeitkonten verwaltet Bienek GmbH die individuellen Urlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter. Ähnlich eines Bankkontos werden geleistete Stunden gutgeschrieben und Fehlzeiten abgezogen. In einem Monatsabschluss werden alle Informationen zusammengestellt und ein „Kontoauszug“ liefert eine übersichtliche Darstellung. Auch bei individuell vereinbarten Arbeitszeiten behält Schmidt den Überblick. Im Programm lassen sich Zeitmodelle anlegen, die beim Monatsabschluss alles automatisch berücksichtigen. Und damit in Nottuln das Büroteam genau weiß, welche Aufträge und Projekte an welchem Tag von wem betreut werden, gibt es einen Personaleinsatzplan. „Zusätzlich nutzen wir den Reportgenerator regelmäßig. Ein tolles Instrument, mit dem wir Berichte und Auswertungen erstellen können“, erklärt Thomas Schmidt.

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Vom Garagen- zum mittelständischen Projektbauunternehmen

Als Karl Bienek das Unternehmen am 1. Mai 1986 in einer Garage als Einmannunternehmen gründet, gibt es noch keine Computer im unternehmerischen Alltag und es braucht auch noch keine Software. Heute ist das Unternehmen auf 30 Mitarbeiter angewachsen. Da ist eine Zeiterfassungssoftware schon eine große Hilfe. Deutschlandweit hat sich das Unternehmen auf den Projektbau spezialisiert. Planungs- und Installationsarbeiten übernimmt das Unternehmen für öffentliche und gewerbliche Auftraggeber. Dabei liegt der handwerkliche Fokus auf dem mehrgeschossigen Wohnungsbau, aber auch auf industrielle Bauten. Um sich stabil für die Zukunft aufzustellen, sorgt das Unternehmen in jedem Jahr für den eigenen Fachkräftenachwuchs und bildet junge Menschen zu Anlagenmechaniker in der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik aus.

Medienveröffentlichung:
Der Erfahrungsbericht des Unternehmens Bienek GmbH wurde in der Zeitschrift Heizungsjournal 06/2015 veröffentlicht. Der Artikel kann hier eingesehen werden. Quelle: www.heizungsjournal.de