Weitere Infos

Auf dieser Seite finden Sie nützliche Begriffserklärungen, die Ihnen den Umgang mit unserer Software erleichtern. Außerdem haben Sie durch diverse Screenshots die Möglichkeit sich einen ersten Eindruck vom Design unserer Software zu verschaffen.

Fehlerprotokoll

Fehler direkt korrigieren

TopKontor Zeiterfassung Auswertung

Wo Menschen arbeiten, da passieren Fehler: Vergessen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schon einmal ihre Kommen- und Gehen-Zeiten zu erfassen, müssen diese mit TopKontor Zeiterfassung nicht mehr einzeln geprüft und korrigiert werden. Auf Knopfdruck liefert das Fehlerprotokoll eine Auflistung der Fehler (beispielsweise Kommen & Gehen nicht erfasst, erst gar nicht zur Arbeit erschienen, anwesend, obwohl Urlaub gebucht wurde etc.), die direkt im Protokoll korrigiert werden können. Das Fehlerprotokoll liefert außerdem einen Überblick über das verspätete Erscheinen am Arbeitsplatz oder bringt Überstunden ans Tageslicht.

Gruppenbuchung

Buchung in einem Rutsch

TopKontor Zeiterfassung Monatsjournal

Die Software TopKontor Zeiterfassung setzt der mühseligen Buchung von Fehlzeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter oder jede einzelne Mitarbeiterin endlich ein Ende: Wenn eine Mitarbeitergruppe im Unternehmen beispielsweise wegen eines Betriebsausflugs oder eines Berufsschulbesuchs fehlt, kann diese Gruppe „in eins“ gebucht werden. Möglich macht’s die Gruppenbuchung – in einem Rutsch ist alles gebucht.

Fehlzeitenplaner

Planung ist die halbe Miete

TopKontor Zeiterfassung Fehlzeitenplaner

Mit dem Fehlzeitenplaner in der Software TopKontor Zeiterfassung werden Urlaubsplanungen im Mitarbeiterstab zum Kinderspiel. Fallen Kollegen und Kolleginnen aufgrund von Krankheit aus, findet auch das im Fehlzeitenplaner Platz. Direkt im digitalen Kalender können Urlaubs- und Krankheitstage der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingetragen werden – die Personalabteilung behält den Überblick. Überschneidungen werden sofort sichtbar und Fehlplanungen sofort verhindert. Zusätzlich kann die Ansicht auch nach Abteilungen aufgebaut werden. So haben Unternehmen jederzeit die Kontrolle darüber, wie stark die Abteilung zu welchem Zeitpunkt besetzt ist und können entscheiden, ob weiterer Urlaub genehmigt werden kann. Auf Wunsch kann die Übersicht auch ausgedruckt werden.

Planung ist die halbe Miete: Im Unternehmen gibt es individuelle Fehlzeiten? Kein Problem, die Software TopKontor Zeiterfassung der blue:solution software GmbH ermöglicht es, bis zu fünf Fehlzeiten individuell anzulegen.

Mindestlohn

Überblick in der Mindestlohnregelung halten

TKZEF-Vergleich 2

Mit dem flächendeckenden gesetzlichen Mindestlohn in Deutschland steht Arbeitnehmern ein Brutto-Stundenlohn von mindestens 9,19 Euro zu. Diese Änderung fordert Unternehmen eine besondere Aufmerksamkeit bei der Arbeitszeit von Minijobbern ab: Um nicht in die Sozialversicherungspflicht zu rutschen, dürfen diese mit der neuen Regelung im Monat maximal 48,96 Stunden arbeiten. Mit unserer Software TopKontor Zeiterfassung behalten Unternehmen in Sachen Mindestlohn den Überblick. Denn mit den neu hinterlegten Stundenlöhnen sowie eingepflegten maximalen Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter erstellt TopKontor Zeiterfassung die entsprechenden digitalen Stundenzetteln – und „warnt“ wenn es mehr Stunden werden.

Schon bei 50 Stunden Arbeitszeit im Monat würde der Mitarbeiter 459,50 Euro verdienen. Und wer in der Gleitzone monatlich 1.300 Euro beziehungsweise jährlich 15.600 Euro verdient, darf mit dem neuen Stundenlohn nur noch 100 Stunden pro Monat arbeiten. Kommen noch Weihnachts- und Urlaubsgeld, Prämien oder sonstige individuelle vereinbarte Extras dazu, müssen diese dem Entgelt hinzugerechnet werden. Diese individuellen Vereinbarungen können übrigens zu jedem Mitarbeiter in der Software erfasst werden und sorgen für Überblick. Mit dem neuen gesetzlichen Mindestlohn kommt auch die Nachweispflicht der Arbeitszeit von Minijobbern, kurzfristig Beschäftigten und Arbeitnehmern im Baunebengewerbe dazu. Wer nicht aufzeichnet, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Auch hier ist die Software TopKontor Zeiterfassung ein zuverlässiger Helfer. Gleichzeitig können mit der mobilen Zeiterfassung die Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle erfasst werden.

Lohnarten

Individuelle Lohnvereinbarungen werden berücksichtigt

TopKontor Zeiterfassung Arbeitszeit

In Unternehmen gibt es viele individuell vereinbarte Lohnarten. Damit Unternehmen, je nach Größe des Teams, nicht den Überblick verlieren, behält TopKontor Zeiterfassung von der blue:solution software GmbH den Durchblick. Die Software nutzt die unterschiedlichen Lohnarten (z. B. Stundenlohn, Urlaub, Feiertags- und Nachtzulagen etc.) als Vorbereitung für die Lohnabrechnung im Unternehmen. Diese dienen dann der Lohnbuchhaltung oder dem Steuerberater als Grundlage für ihre Berechnungen. Die große Flexibilität von TopKontor Zeiterfassung ermöglicht es, die individuellen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern berücksichtigen zu können. Mit nur einem Knopfdruck werden die Zuschläge gebucht – Berechnungen von Hand gehören der Vergangenheit an.

Nachkalkulation

Verlässliche Kalkulationen

TopKontor Zeiterfassung Monatsjournal

Die erfassten Daten in der Projektzeiterfassung können in der Software TopKontor Zeiterfassung für die Nachkalkulation aufbereitet werden. Sie dient somit auch als Grundlage für zukünftige Projekte – Unternehmen können Anfragen besser einschätzen und kalkulieren somit verlässlich. Dazu ermittelt TopKontor Zeiterfassung automatisch die entstandenen Lohnkosten per Zeit und Stundensatz. Jederzeit ist der Anwender über den Fortschritt seines Projektes informiert und kann bei Bedarf schon frühzeitig mit entsprechenden Maßnahmen nachjustieren, beispielsweise wenn mehr Zeit für das Projekt aufgewendet werden muss. Gleichzeitig bietet sich die Möglichkeit Teilfortschritte eines Projektes abzurechnen. Zusätzlich stehen mehrere Berichtsformen in der Software zur Verfügung, mit denen Auswertungen durchgeführt werden können.

Personaleinsatzplanung

Personal passend einsetzen

TopKontor Zeiterfassung Aufträge Schnittstellen

TopKontor Zeiterfassung bietet die Möglichkeit, Personaleinsatzplanung vorzunehmen. Dass das Team verschiedenen Aufträgen oder Projekten zugeordnet wird, verschafft einen zuverlässigen Überblick darüber, welche Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin an welchem Tag welchen Auftrag bearbeitet. In der Software wird dann auch nur der jeweils zugeordnete Auftrag gebucht. Das verhindert ärgerliche Fehlbuchungen. TopKontor Zeiterfassung ermöglicht in nur wenigen Schritten und kurzer Zeit eine Personaleinsatzplanung.

Reportgenerator

Auswertung individuell anpassbar

TopKontor Zeiterfassung Monatsjournal

TopKontor Zeiterfassung bringt zusätzlich einen Reportgenerator mit. Damit können individuelle Zeitauswertungen erstellt werden. Mehr als 30 Auswertungsarten sind bereits im Grundpaket der Bürosoftware enthalten – da ist garantiert das passende System dabei. Berichte nach Maß, die flexibel in ihrer Anpassung sind.

Schicht- und Zeitmodelle

Individuelle Schichten berücksichtigen

TopKontor Zeiterfassung Arbeitszeit

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben eine individuelle Vereinbarung über die zu leistenden Arbeitszeiten. Diese Arbeitszeiten werden in der Software TopKontor Zeiterfassung in Form von Zeitmodellen angelegt und dem jeweiligen Mitarbeiter oder der jeweiligen Mitarbeiterin zugeordnet. Dabei ist es für das System völlig egal, ob die Kollegen oder die Kolleginnen nur eine einfache „Bürozeit“ oder ein aufwendiges Schichtmodell haben. Gerade bei unterschiedlichen Schichten, beispielsweise Früh-, Spät- und Nachtschicht, erleichtert die Software per automatischer Erkennung die Zuordnung und sorgt für den passenden Überblick.

Urlaubs- und Zeitkonto

Konten geben Überblick

TopKontor Zeiterfassung Infocenter

Mit TopKontor Zeiterfassung werden über entsprechende Konten Urlaubstage und angesammelte Überstunden verwaltet. Vergleichbar ist das mit der Funktionsweise eines Bankkontos: Gearbeitete Stunden werden dem Konto gutgeschrieben, Fehlzeiten abgezogen. Am Ende steht der Monatsabschluss, der die geleistete Arbeitszeit, die genommenen Urlaubstage und die aufgebauten beziehungsweise nicht aufgebauten Überstunden zusammenstellt. Ein „Kontoauszug“ liefert die übersichtliche Darstellung der Kontobewegungen.